Terminplanung leicht gemacht mit unserer Terminverwaltungssoftware

Wenn Du Deinen Kalender mit dem Kalender auf Deinem Smartphone oder Tablet synchronisieren möchtest, dann findest Du hier eine Anleitung zur Kalendersynchronisation.

Du kannst aber auch unsere mobile App benutzen und über Dein Smartphone oder Tablet schnell in synaptos einsteigen.

Für mehr Diskretion gibt es die Möglichkeit im Kalender den Inkognitomodus zu aktivieren. So kannst Du Termine anonymisiert im Kalender eintragen und das direkt mit den Patienten und Patientinnen gemeinsam. Wenn Du den Inkognitomodus wieder deaktivierst, siehst Du erneut alle Informationen auf einen Blick.

Gehe dafür direkt in den Kalender, wähle den Aktionsbutton (…) rechts oben und aktiviere mit dem grünen Haken den Inkognitomodus.

Wenn Du möchtest, kannst Du es Deinen Patienten und Patientinnen ermöglichen ihre Termine online zu buchen. Natürlich kannst Du deren Terminpräferenzen auch ablehnen, wenn diese sich nicht mit Deinen decken.

Die Einrichtung der Online-Terminbuchung besteht aus mehreren Schritten, die aufeinander aufbauen. Du findest sie in synaptos unter Einstellungen > Kalender > Online Terminbuchung und auch in unserem Hilfe-Center haben wir eine ganz detaillierte Beschreibung für Dich zusammengestellt.

Die Farben im Kalender können mit der Funktion „Praxisstandorte“ genutzt werden. Diese ist grundsätzlich für die farbliche Trennung zweier Standorte gedacht, doch kann sie genauso gut für die individuelle farbliche Gestaltung im Kalender genutzt werden.

Um so einen Standort (der dann wie gesagt auch anders genützt werden kann) anzulegen, klickst du einfach links im schwarzen Menü-Band auf Stammdaten > Praxisstandorte. Hier kannst du neue Standorte erstellen, zum Beispiel den Standort „Pause“ mit der Farbe Blau.

Ist dies erledigt, kannst Du, wenn Du im Kalender-Pop-Up einen neuen Termin anlegst, den gewünschten Standort bzw. wie Du ihn eben bezeichnet hast und damit auch die Farbe auswählen.

HINWEIS: Diese Funktion ist erst ab dem Sorglos Paket in synaptos inkludiert.

Ja, das ist möglich und muss nur eingerichtet werden. Dies erledigst Du direkt in synaptos unter Einstellungen > Praxiseinstellungen > SMS-Versand. Wir versenden Deine Terminerinnerungs-SMS zum Tarif von € 0,10 pro SMS (netto) über unseren SMS-Provider iBasis. Diese SMS Guthaben kannst du hier aufladen.

Im Artikel Terminerinnerung per SMS/E- Mail bekommst Du noch mehr Infos zur Konfiguration dieses Features.

Leider kommt es hin und wieder vor, dass ein Patient/eine Patientin einen vereinbarten Termin nicht wahrnehmen kann. In Deinen Geschäftsbedingungen (AGB) kannst Du festhalten, dass im Falle von kurzfristigen Absagen auch Ausfallskosten verrechnet werden, wenn Du das möchtest.

Natürlich steht es Dir trotzdem frei, fallweise zu entschieden, ob Du diese auch wirklich einhebst oder nicht. Denn: Egal, ob eine kurzfristige Terminabsage oder mit ausreichend Vorlaufzeit, Terminabsagen sind immer mit Aufwand und eventuellen Leerläufen für Dich verbunden. Alle Möglichkeiten damit in synaptos umzugehen, findest Du hier.

Wenn Deine Kalendertermine zeitversetzt im Praxiskalender angezeigt werden, liegt es oft daran, dass die Zeitzone Deines Betriebssystems falsch eingestellt ist (etwa nach einer Reise). Prüfe bitte, ob bei Deinem System die richtige Zeitzone ausgewählt ist. Logge Dich einmal aus und wieder ein – anschließend sollte alles wieder einwandfrei funktionieren.

In unserer Praxissoftware unterscheiden wir zwischen Kalendertermin und Behandlungstermin. Diese ist eine entscheidende Differenzierung, die es zu beachten gilt.

• Ein Kalendertermin dient lediglich der Terminplanung im Praxiskalender. Dort wird der geplante Zeitpunkt festgehalten, zu dem ein Patient/eine Patientin erscheinen soll bzw. wird. Dieser wurde noch nicht zwingend durchgeführt.
• Erst, wenn aus dem Kalender-Pop-up heraus in die Behandlung gewechselt wird oder in der Behandlungsansicht ein vereinbarter Termin mittels Drag-und-Drop in den Verlauf der dokumentierten Termine gezogen wird, handelt es sich um einen Behandlungstermin. Dies ist ein Termin, der tatsächlich durchgeführt wurde bzw. stattgefunden hat. Behandlungstermine können eine Dokumentation, ggf. eine Diagnose und interne Notiz beinhalten und auch die Leistung(en), die den Patient:innen verrechnet werden.
• Außerdem gibt es noch Abgesagte Termine: Sollte ein:e Patient:in oder Du selbst einen Termin einmal nicht wahrnehmen können, kannst Du diesen direkt im Kalender-Pop-up absagen. Anschließend steht dieser durchgestrichen in Deinem Kalender.
• Im Menü „Weitere Aktionen“ in der Behandlungsansicht findest Du auch die Terminart Ausfallskosten. Sagt ein:e Patient:in zu spät ab und Du möchtest die Kosten für die Behandlung trotzdem in Rechnung stellen, kannst Du den Termin in einem Schritt absagen und Ausfallskosten verrechnen, indem Du im Kalendertermin auf den Button „Ausfallskosten“ klickst. Der Ausfallskosten-Termin beeinflusst den Terminzähler aber nicht, damit Du immer einen akkuraten Überblick über die tatsächlich durchgeführten Behandlungstermine hast.
• Unterbrechung: Kommt ein:e Patient:in für einen längeren Zeitraum nicht zur Behandlung, kannst Du eine Unterbrechung im Verlauf hinterlegen.
• Extraleistung: Möchtest Du Deinen Patient:innen eine Extraleistung oder ein Produkt verrechnen, dann kannst Du das über die Terminart Extraleistung tun, ohne dass der Terminzähler in Deiner Behandlung dadurch beeinflusst wird. Es erscheint ein Termin mit einem Stern im Verlauf, in dem Du Deine Extraleistung einfügen und verrechnen kannst.

Mehr Infos zu Terminarten findest Du im Hilfe-Center.

Kalendertermine dienen Deiner Terminplanung (vereinbarte Termine) und sind im Kalender ersichtlich. Behandlungstermine sind Termine, die tatsächlich stattgefunden haben und eine Dokumentation oder Leistung beinhalten. Behandlungstermine sind nur in den Behandlungsdetails der Patient:innen ersichtlich.

Wenn Du einen Kalendertermin bereits durchgeführt hast, sprich im Kalendertermin auf den Button „Behandlung durchführen“ geklickt hast, kann dieser nicht mehr abgesagt werden. Durch den Klick auf den Button „Behandlung durchführen“ gilt dieser Termin im System als tatsächlich durchgeführt. Willst Du den Kalendertermin trotzdem absagen, musst Du zuerst den dazugehörigen Behandlungstermin löschen.

Unter dem Menüpunkt „Auswertungen“ findest Du eine Auswertung mit dem Titel „Abgesagte Termine“.

Die Terminnummerierung von Kalenderterminen orientiert sich immer an der ausgewählten Serie des Patienten/der Patientin und wie viele durchgeführte Behandlungstermine es in dieser Serie bereits gibt. Nehmen wir an, Du hast einen Patienten mit 10 verordneten Terminen. Von diesen 10 Termine wurden 5 bereits durchgeführt, daher steht beim 6. Termin im Kalender dann auch 6/10 neben dem Namen des Patienten.

Unter Einstellungen > Kalendereinstellungen kannst Du die Anzeige der Terminnummerierung deaktivieren.

Kommt ein Patient/eine Patientin das erste Mal zu Dir oder ist ein Patient/eine Patientin am Ende einer Serie angelangt, wird das bei uns automatisch mit einer blauen 1️⃣ bzw. mit einer Zielflagge 🏁 markiert, damit Du auf einen Blick weißt, dass dieser Patient/diese Patientin zum ersten Mal oder das letzte Mal bei Dir in Behandlung ist.

Der Druck von vereinbarten Terminen ist erst ab dem Sorglos Paket inkludiert. Stelle dazu auch sicher, dass es vereinbarte Termine zu diesem Patienten/dieser Patientin gibt. Wurden bspw. Kalendertermine in der Zukunft bereits durchgeführt (Klick auf „Behandlung durchführen“), erscheinen diese nicht mehr auf der Liste der vereinbarten Termin, da diese im System eben schon als durchgeführt/stattgefunden gelten.