Romeo & Julia, Jack & Rose, Brad & Jennifer: Es gibt sie immer wieder, die perfekten Paare. Wobei, wenn wir uns das jetzt genau überlegen, diese meistens eher ein tragisches Ende nehmen. Ganz anders ist es bei unserem Traumpaar smartTherapy & smartScan – diese beiden steuern garantiert auf ein Happy End zu.
In diesem Blogbeitrag stellen wir euch die smartScan Belegapp von synaptos genauer vor und sagen euch, warum ihr euch auf diese perfekte Kombination einlassen solltet, wenn ihr es nicht ohnehin schon längst getan habt!
Spoiler Alert: Weniger Papierkram!
Was ist die smartScan App?
Die smartScan QR+ App ist eine Applikation von synaptos, die für unser Praxisprogramm entwickelt wurde, aber auch unabhängig davon verwendet werden kann. Mit der Beleg Scanner App können schnell Beleglisten angelegt, Belege einfach abfotografiert und QR-Codes auf Rechnungen, Erlagscheinen etc. erfasst werden.
Die Belegliste: Order, please!
In der Belegliste der App zum Scannen von Belegen werden alle bereits erfassten Belege angezeigt. Zu jedem gescannten Beleg können alle Details aufgerufen werden. Neue Belege können in der Beleg App mit dem Plus-Symbol hinzugefügt werden.
In den Einstellungen können die Grundeinstellungen sowie bei Bedarf das smartEPU bzw. synaptos Konto zum Synchronisieren der Belege hinterlegt werden.
Belegerfassung: Say Cheese!
Ein neuer Ausgabenbeleg kann, wie bereits erwähnt, in der Belegapp ganz einfach durch Tippen auf das grüne Plus-Symbol hinzugefügt werden. Am Smartphone wird dann die Kamera App aufgerufen, mit der der Beleg abfotografiert wird.
Anschließend kann der gewünschte Ausschnitt des Fotos gewählt sowie der Beleg gedreht werden. Mit dem finalen Belegzuschnitt analysiert die smartScan App – ganz ihrem Namenszusatz QR+ entsprechend – automatisch den Beleg und versucht einen etwaigen vorhandenen QR-Code zu identifizieren. Ist dieser vorhanden und wird erkannt, werden der entsprechende Rechnungsbetrag und das Belegdatum automatisch übernommen. Ist es nicht möglich, wird eine QR-Scan Funktion aufgerufen.
QR-Code scannen: Decoding wanted
Manchmal gibt es Belege, die eine ewig lange Dateneingabe verlangen, worauf wir aber gerne verzichten können, oder? Dazu kommt noch das Überprüfen, ob wirklich alle Ziffern stimmen, die man eingegeben hat. Mit der smartScan App von synaptos erübrigt sich auch dieses Problem, wenn auf dem Beleg ein QR-Code vorhanden ist. Die smartScan App kann den Belegbetrag sowie das Belegdatum aus dem gezahlten Barbeleg herauslesen und in der Belegsammlung erfassen.
Wenn das Decodieren des QR-Codes in der Kamerafunktion nicht automatisch funktioniert, so wird ein eigener QR-Code Scanner aufgerufen. Damit kann bei Barbelegen der QR-Code manuell gescannt und damit der Rechnungsbetrag und das Belegdatum ohne dezidierte Eingabe bzw. lästiges Abtippen übernommen werden.
Belegdetails ergänzen: More Details, please!
Wenn ihr genauere Informationen zu den einzelnen Belegen hinzufügen möchtet, dann ist auch das mit der smartScan App kein Thema mehr. In den Belegdetails können zu jedem Beleg der Rechnungsbetrag, das Belegdatum, die Zahlungsart, eine Ausgabenkategorie und optional ein Beschreibungstext hinterlegt werden.
Synchronisieren der Ausgabenbelege: I love the way we synchronize!
So, jetzt kennt ihr alle Funktionen und Möglichkeiten der scan App, doch wie kommt sie jetzt endlich mit synaptos zusammen? Das Zauberwort lautet in diesem Fall: synchronisieren. In den Einstellungen der smartScan App können nämlich ganz einfach die Kontoinformationen zu synaptos hinterlegt werden.
Damit können die gescannten Belege automatisch mit der Praxissoftware von synaptos für Therapeut:innen aller Art synchronisiert werden. Um die Ausgabenbelege zu gruppieren, können in den Einstellungen gewünschte Ausgabenkategorien gewählt werden. Im Finanzcockpit der Praxissoftware werden die Summen je Ausgabenkategorie angezeigt und den Einnahmen gegenübergestellt. So behaltet ihr immer den Überblick.
Das Einrichten der automatischen Synchronisation eurer Ausgabenbelege ist ganz einfach.
- Klickt in der smartScan App oben rechts auf Einstellungen bzw. das Zahnrad-Symbol.
- Gebt unter Kontoinformationen eure Anmeldeinformationen von smartTherapy ein (Wichtig: immer mit dem Benutzernamen und nicht mit der E-Mail-Adresse anmelden).
- Tippt auf „Anmelden“.
Weniger Papierkram & Zettelwirtschaft: Bye Bye, Paperwork!
Jetzt haben wir euch schon viele Vorteile und praktische Features der smartScan App aufgelistet. Doch der größte Vorteil, den sie bietet, ist einfach, dass ihr euren ganzen Papierkram loswerden könnt. Belege müssen nämlich bis zu zehn Jahre lange aufbewahrt werden im Falle einer Finanzprüfung.
Mit smartScan macht ihr das jedoch digital, smart, einfach und schnell. Ihr könnt die Schuhkartons eures letzten Schuhkaufs dann auch endlich aussortieren, anstatt sie fürs Rechnungen lagern aufzubewahren.
Belege scannen – speichern – wegwerfen – fertig! Das ist jetzt das Motto! Ihr erspart euch lästiges Suchen und Sortieren von Belegen sowie das Erstellen von Ausgabenlisten am Jahresende. Damit reduziert ihr auch die Buchhaltungskosten.
Also: smartScan ist platzsparend und kostensparend gleichzeitig – was will man mehr?! Die Beleg Scanner App smartScan erleichtert also auch die Buchhaltung, die Aufbewahrung von Rechnungen und Belegen sowie ganz generell das digitale Erfassen von Belegen aller Art.
Ab zum Download: Ladet euch die smartScan App im App Store (iOS) oder Google Play Store (Android) herunter.
Ihr braucht Hilfe mit der smartScan App? Dann ab in unser Hilfe-Center.