Wie die meisten von euch schon bemerkt haben, haben wir mit dem 1.1.2023 ein großes Update unserer Software vorgenommen – es war sogar so wesentlich, dass wir beschlossen haben, dass dieses Update würdig ist, eine neue Zeitrechnung einzuleiten bzw. einen Meilenstein in der Unternehmensgeschichte zu markieren:
Wir sind nun also ganz offiziell bei synaptos 3.0 angelangt.
Einblicke in die Softwareentwicklung von synaptos 3.0
Für unsere Therapeut:innen und Kund:innen ist möglicherweise nicht ganz klar, was das genau bedeutet, warum synaptos 3.0 so ein großer Meilenstein für uns ist und warum wir gleich so viele Änderungen bei der Abrechnung mit diesem Update vorgenommen haben. Da wir immer transparent & offen mit unseren Kund:innen kommunizieren wollen, möchten wir euch in diesem Blogbeitrag gerne unsere Beweggründe und den Entwicklungsprozess hinter 3.0 schildern.
Außerdem möchten wir euch noch einmal zeigen, wie die Arbeit in der Praxissoftware idealerweise von uns vorgesehen ist und warum diese durch die neue Abrechnung noch einmal verbessert wurde. Dennoch sind wir natürlich immer offen für euer Feedback und verstehen, wenn für euch die Änderungen erstmal irritierend sind.
Also anschnallen und los geht’s mit diesem #behindthescenes Blogbeitrag zu synaptos 3.0.
Scrum – aber was ist das?
In diesem Beitrag möchten wir euch also gerne einen kleinen Einblick hinter die Kulissen von synaptos geben, um für euch verständlicher zu machen, wie die ständige Weiterentwicklung unserer Praxissoftware eigentlich funktioniert. Damit wird für euch nachvollziehbarer, warum wir handeln, wie wir handeln.
Natürlich soll es hier auch nicht zu tief in die Softwareentwicklung gehen, da euch das wahrscheinlich nicht allzu sehr interessiert 
, aber Folgendes ist vielleicht ganz spannend:
Wir bei synaptos arbeiten in der Entwicklung unserer Software nach der sogenannten Scrum Methode. Es handelt sich dabei um ein Vorgehensmodell bzw. eine Art des Projektmanagements in der agilen Softwareentwicklung. Dieses wird jedoch nicht nur in der Software-Welt genützt. Für unser Ziel, uns stetig weiterzuentwickeln, ist es allerdings die perfekte Methode.
Viele Sprints & doch ein Marathon bis zu synaptos 3.0
Um kurzfristige Ziele, Neuerungen und Verbesserungen zu implementieren, arbeiten wir in dieser agilen Methodik der Softwareentwicklung in sogenannten 3-Wochen „Sprints“. In diesen werden bestimmte Aufgaben (“Tickets”), die wir in einem Meeting festlegen, von unseren Entwickler:innen bearbeitet und fertiggestellt. Treffen in diesen drei Wochen im Support Anfragen, Probleme oder Wünsche unserer Kund:innen ein, die in ebendiesem Zeitraum für uns zusätzlich schaffbar sind, versuchen wir auch immer diese gleich im aktuellen Sprint abzuarbeiten und im nächsten Update zu veröffentlichen. Ungefähr alle vier Wochen schalten wir die neueste Version frei.
Abgeschlossen ist dieser Zyklus dann, wenn das Update für unsere Kund:innen freigeschaltet wird und die dazugehörigen Release Notes, d.h. Informationen über die Neuerungen in der Software, veröffentlicht wurden.
Diese werden euch immer dann angezeigt, wenn ihr das erste Mal nach dem Update in die Software einsteigt. Zusätzlich findet ihr die Release Notes immer auch auf unserem Blog als Beitrag.
3.0 ein Meilenstein – warum?
Warum ist für uns die Version 3.0 nun so entscheidend? Nachdem ihr unseren Arbeitsprozess jetzt kennengelernt habt und euch den Umfang an Entwicklung etwas besser vorstellen könnt, versteht ihr jetzt, wie viel Arbeit bis zur Version 2.65 in synaptos und smartTherapy gesteckt und wie viel an der Software entwickelt wurde. Dies war nämlich die letzte „2er-Version“ vor dem Update auf 3.0.
Ein Sprung auf die nächste Entwicklungsstufe, in diesem Fall 3, muss allerdings immer auch gerechtfertigt sein. Dies bedeutet, es müssen Entwicklungsschritte und Neuerungen vorhanden sein, die der neuen „Zahl“ gerecht werden. Vor der neuen Abrechnung, dem Abrechnungscockpit und der damit einhergehenden Finanzkonsolidierung erschien es uns nicht richtig auf 3.0 zu setzen.
Neues Jahr, neue Version
Nun war es am 1.1.2023 – passenderweise – allerdings so weit. Wir haben monatelang an der neuen Abrechnung getüftelt, entwickelt, getestet, korrigiert und verbessert, bis wir mit der Qualität der Version 3.0 zufrieden waren. Unser Ziel war es, den Kund:innen ein Update auf 3.0 zu liefern, das diesen Namen auch verdient.
Ist es perfekt? Sicher nicht! Müssen wir Dinge weiterverbessern oder anders gestalten? Definitiv!
Wir sind aber überzeugt, dass die Version 3.0 einen großen Schritt für unsere Kund:innen und uns bedeutet, auf einem Weg, den wir – wie immer – gemeinsam gehen.
Deshalb setzen wir auf euer Feedback, eure Kritik und Rückmeldungen, denn wir sind nicht täglich in der therapeutischen Praxis. Ihr seid es, die den Praxisalltag bestreiten und wir möchten euch dabei stets unter die Arme greifen und die Arbeit erleichtern. Manchmal möchten wir euch allerdings auch aus unserer Erfahrung einen buchhalterischen, betriebswirtschaftlichen & technischen Anstoß geben, wie Prozesse vielleicht effizienter gestaltet werden können.
Herrscht hier manchmal auf beiden Seiten Betriebsblindheit? Klar! 😊
Warum die Abrechnung neu?
Was sich möglicherweise viele von euch Fragen, ist, warum wir so große, umfangreiche, vielleicht in euren Augen auch unnötige Veränderungen bei der Abrechnung durchgeführt haben und ihr euch nun komplett umstellen müsst bzw. in manchen Fällen nicht mehr so arbeiten könnt wie vorher.
Zur Erklärung: Die Finanzkonsolidierung durchzuführen, d.h. die Abrechnung anzupassen, war schon seit Längerem ein großes Ziel von synaptos – warum? Bisher hatten wir nicht die Möglichkeit geschaffen, genau nachzuvollziehen, welche therapeutische Leistung auf welchem Barbeleg oder welcher Honorarnote zu finden war.
Dies hat immer wieder zu Problemen und erhöhtem Supportaufkommen geführt, da wir im Support auf eine sehr zeitaufwändige Expedition gehen mussten, um herauszufinden, wo die von euch verrechneten Leistungen im Endeffekt verrechnet wurden.
Dies war meist der Fall, wenn der von synaptos vorgesehene Prozess aus verschiedensten Gründen nicht zur Anwendung gekommen ist – d.h. die Abfolge Terminplanung, Termindurchführung mit Behandlungsdokumentation und schließlich Abrechnung.
Nachvollziehbarkeit
Beispielsweise wurden manchmal unabhängig von der Behandlungsdoku Honorarnoten ausgestellt, ohne diese einem Behandlungstermin zuzuordnen. Deshalb kam es dann zur beschriebenen Expedition in unserem Support.
Hinzu kam einige Male eine gewisse Unsicherheit bezüglich des angezeigten offenen Betrags im grünen Feld in der Behandlungsansicht, weil dieser manchmal nicht übereinstimmte, da Rechnungen und Belege zwar erstellt und bezahlt wurden, aber nicht vom Behandlungstermin und der hinterlegten Leistung ausgehend.
Nun ist dies generell nicht mehr möglich: Honorarnoten bzw. Rechnungen können nicht mehr ohne bereits zugeordnete Leistung erstellt werden. Dies bedeutet, die Leistung muss vorher in einem Behandlungstermin erbracht bzw. zugeordnet worden sein.
Aufgrund der Unsicherheiten mit dem offenen Betrag im grünen Feld, haben wir dieses entfernt und zeigen euch jetzt mit einem gelben Punkt einfach nur an, wenn etwas abzurechnen ist. Hier könnt ihr dann gleich wie vorher aus der Behandlungsdoku heraus abrechnen (mehr im Prozess unten).
Die offenen Beträge finden sich nun übersichtlich im Abrechnungscockpit. Zukünftig werdet ihr den offenen Gesamtbetrag pro Patient:in aber auch wieder im Reiter „Finanzen“ in der Behandlungsansicht finden.
Generell haben wir mit den Änderungen die Dokumentation und die Abrechnung bzw. Finanzen nun strikter getrennt – so wie es sein soll!
Das Abrechnungscockpit in synaptos 3.0
Dafür haben wir jetzt aber auch das praktische Abrechnungscockpit, wo ihr gesammelt alle Informationen (offener Betrag etc.) zu allen unverrechneten Leistungen pro Patient:in und Behandlungsserie findet. Ihr müsst also nicht mehr über die Behandlung einsteigen, um abzurechnen, sondern macht das einfach im Abrechnungscockpit.
Eine Rechnung nach der anderen könnt ihr dort erstellen und das Beste: Diese ist nun immer eindeutig nachvollziehbar mit einem Barbeleg oder einer Rechnung verknüpft. Es gibt also keine „losen“ Rechnungen irgendwo im System.
Es ist allerdings klar, dass manche unserer Kund:innen – vor allem Masseur:innen – nicht auf diese Weise arbeiten bzw. nicht immer eine Behandlungsdokumentation benötigen. Sie wollen einfach eine Rechnung ausstellen und in diesem Prozess die durchgeführte Leistung verrechnen.
Wenn dies bei euch der Fall ist, dann verstehen wir das selbstverständlich und stellen euch die Möglichkeit, unabhängig von Behandlungsterminen abzurechnen, wieder her.
Der synaptos Prozess: Termin – Behandlung – Abrechnung
Wie sieht nun eigentlich der von synaptos vorgesehene Prozess aus?
Bevor wir euch diesen zeigen, möchten wir betonen, dass es uns hier nicht darum geht, euch vorzuschreiben, wie ihr zu arbeiten habt – wir arbeiten jedoch eng mit Therapeut:innen zusammen und haben aus jahrelanger Erfahrung die Erkenntnis geschöpft, dass der synaptos Prozess für euch die effizienteste, transparenteste und einfachste Vorgehensweise im Praxisalltag ist. Unsere Software ist auch dezidiert auf diesen Prozess ausgelegt und kann damit ideal genützt werden. Deshalb: Vielleicht wollt ihr es einfach mal versuchen, wenn es in euren Arbeitsalltag und eure Gepflogenheiten passt!😊
Schritt 1: Terminplanung
Ein:e Patient:in ruft an und hätte gerne einen Termin. Ihr könnt diesen Termin gleich mit wenigen Klicks im synaptos-Kalender planen. Klickt auf den gewünschten Tag/Uhrzeit direkt im Kalender oder auf den Button „Neuer Termin“ oben rechts und das Termin Pop-up öffnet sich. Ihr könnt dann entweder den Patienten/die Patientin aus eurer Datenbank heraussuchen oder über den +-Button schnell den neuen Patienten/die neue Patientin erfassen und den Termin speichern.
Schritt 2: Behandlung & Dokumentation
Wenn der Patient/die Patientin zum Termin erscheint, könnt ihr die Behandlung direkt aus dem Kalendertermin heraus starten. Öffnet dazu den entsprechenden Kalendertermin (= das Pop-up erscheint) und klickt rechts unten auf „Behandlung durchführen“. Das System führt euch anschließend in die Behandlungsdetails des Patienten/der Patientin, wo ihr im dazugehörigen Behandlungstermin die Dokumentation und die zu verrechnende Leistung hinzufügen könnt.
Schritt 3: Abrechnung
Nachdem die Behandlung abgeschlossen wurde und ihr die zu verrechnende Leistung im Behandlungstermin hinterlegt habt, weist euch das System mit dem gelben Kreis neben dem Menüpunkt „Abrechnung“ darauf hin, dass es bei diesem Patienten/dieser Patientin offene Positionen gibt. Klickt dann auf Abrechnung und wählt zwischen der Abrechnung mittels Barbeleg („Regkasse“) oder mittels Honorarnote (AT) bzw. Rechnung (DE). (Ihr könnt auch beides in einem Schritt erstellen – dies ist dann eine sogenannte Barhonorarnote. Wie das geht, könnt ihr hier nachlesen.)
Ihr landet dann in der Ansicht des Belegs bzw. der Honorarnote/Rechnung, wo ihr noch etwaige Rabatte oder Gutscheine hinzufügen könnt. Klickt dann rechts oben auf „Vorschau“, um noch einmal das PDF-Dokument zu überprüfen und klickt dann rechts oben auf „Erstellen“, um das Dokument zu speichern.
Den erstellten Beleg bzw. die erstellte Honorarnote/Rechnung findet ihr dann jederzeit unter Finanzen > Barbelege/Honorarnoten bzw. Rechnungen oder aber in der Finanzübersicht der Patient:innen.
Jetzt neu: Abrechnen im Abrechnungscockpit
Die zweite Möglichkeit abzurechnen, haben wir euch jetzt mit dem Abrechnungscockpit geschaffen. Dort könnt ihr abrechnen, ohne vorher in die Behandlungsansicht gehen zu müssen.
Wenn ihr von hier aus abrechnen möchtet, klickt einfach neben dem grünen Button „Abrechnung“ auf den Pfeil nach unten. Im „Dropdown“ könnt ihr dann zwischen der Abrechnung mittels einem Barbeleg oder einer Honorarnote/Rechnung auswählen. Einfach draufklicken und ihr kommt wieder in die Ansicht des Belegs bzw. der Honorarnote/Rechnung, klickt auf „Vorschau“ und dann auf „Erstellen“, um die Rechnung zu erstellen und zu speichern.
Den soeben beschriebenen Ablauf mit Anwendungsbeispiel findet ihr noch ausführlicher auch in unserem Hilfe-Center Artikel beschrieben.
Wir hoffen, dass wir euch mit diesem Blogbeitrag ein bisschen mehr Einblick in unsere Arbeit geben konnten. Lasst es uns wissen, wenn ihr mehr solcher Beiträge lesen wollt.